「社員やアルバイトを雇うほどじゃないけど細かい仕事が多くて本来の仕事がうまく進まない」そんな悩みをお持ちの方は少なくないはず。
近年、耳にすることが増えた「オンライン秘書」や「オンライン事務」ですが、社員やアルバイトを雇うのとはどう違うのかと思った事はありませんか？
そこで今回は、「オンライン秘書」と「オンライン事務」の違いや、活用するメリット、社員を雇う場合との違いなどをわかりやすく解説していきます。
オンライン事務とは？
オンライン事務とは、その名の通りインターネットを通じてリモートで行われる事務業務全般をするサービスのことです。
個人事業主と企業があり、個人の場合対応できる内容がその人によって異なってくることがあります。
また、基本的にオンライン事務には以下のような業務が含まれます。
データ入力: 営業リストなど、大量のデータを正確に入力する作業。
書類管理: デジタル書類の整理・保存・共有。
経理補助: 簡単な伝票処理、経費精算、請求書の作成など。
メール対応: ビジネスメールの受信、返信、整理。
スケジュール管理: カレンダーの管理、会議のスケジュール調整。
他にも、個人のスキルによりSNSや広告運用、市場調査、メルマガ配信などの広告やマーケティング業務や、ロゴや名刺、ポスター作成、LP制作などのグラフィックデザイン制作など、業務の幅が異なります。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書は、オンライン上で可能な秘書業務を提供するサービスのことです。
事務作業も一緒に対応している場合が多く、企業の経営者や管理職、フリーランサーなどに対して、時間管理やタスク管理、コミュニケーションサポートを提供します。
オンライン秘書の具体的な業務内容には以下が含まれます。
スケジュール管理: 会議やイベントのスケジュール調整。
メール管理: メールの整理、返信、フォローアップ。
電話対応: ビジネス電話の対応、メッセージの伝達。
旅行手配: 出張や旅行の手配、宿泊施設や交通機関の予約。
資料作成: プレゼン資料やレポートの作成・編集。
一般的に高いコミュニケーション能力が必要な秘書業務と呼ばれる業務の中でもオンラインでできるもののみとなりますが、他にも個人のスキルにより、業務の幅が広い場合がありますので、依頼する企業や個人に確認しておくと良いでしょう。
オンライン事務とオンライン秘書の違いは？
言葉の違いとしてであればオンライン事務とオンライン秘書の違いとは、オンライン事務の業務幅を広げたものがオンライン秘書と考えて良いでしょう。
しかし、基本的にしっかりと区別して使われている事は少なく、他にも「オンラインアシスタント」という職種として扱われることもあります。
業務範囲
- オンライン事務: 主に一般的な事務作業をメインにしており、データ入力や書類管理、経理補助などの業務を担当します。
- オンライン秘書: 秘書業務と呼ばれるスケジュール管理やメール対応、電話対応などの他、事務作業全般を担当するパーソナルアシスタント的な業務を担当します。
スキルセット
- オンライン事務: 一般的な事務スキル、PC操作能力、データ管理能力が求められます。
- オンライン秘書: 高いコミュニケーションスキル、オーガナイズ能力、柔軟な対応力、信頼性が重視されます。
オンライン事務やオンライン秘書のメリットは？
オンライン事務やオンライン秘書には多くのメリットがあります。
コスト削減
- オフィススペースの削減: オンラインで完結する業務のため、オフィスが必要ないため、オフィス自体の家賃や設備のコストが削減されます。
- 人件費の削減: フルタイムの社員を雇用する代わりに、必要な業務量に応じて企業や個人のオンライン事務や秘書を活用する場合、必要な時に必要な分だけのコストで良いため、効率が良いです。
柔軟な働き方
- 時間の有効活用: 業務をリモートで行うため、通勤時間が不要になり、仕事の効率が向上します。
- グローバルな人材活用: 地理的な制約がないため、世界中の優秀な人材を採用できます。
高い生産性と効率
- 専門性の活用: 依頼したい業務を行ってくれる人を自分で個人や企業を選ぶことになるため、特定の業務に精通した専門家に委託することで、高品質なサービスを受けられます。
- 迅速な対応: 個人の場合、柔軟なスケジュールで働けるため、迅速な対応が可能です。
業務負担の軽減
- 集中力の向上: 事務業務や秘書業務を外部に委託することで、企業内のスタッフはコア業務に集中できます。
- ストレスの軽減: 業務負担が軽減されることで、従業員のストレスが減り、働きやすい環境が整います。
オンライン事務やオンライン秘書の注意点
メリットが多いオンライン事務やオンライン秘書ですが、一方で注意点もあります。
コミュニケーションの課題
- 対面コミュニケーションの不足: 完全リモートでの業務遂行には対面でのコミュニケーションが欠如するため、意思疎通が難しくなることがあります。
- タイムゾーンの違い: 海外などのグローバルな人材を活用する場合、タイムゾーンの違いによりコミュニケーションのタイミングが制約されることがあります。
セキュリティリスク
- データの取り扱い: 企業の場合は安心できるところに依頼することでこの問題は払拭できますが、個人の場合、オンラインでのデータ管理にはセキュリティリスクが伴います。特に機密情報を取り扱う場合、セキュリティ対策について確認することが重要です。
- 信頼性の確保: 個人に業務を委託する際、その信頼性や業務品質の確保が課題となりますので、初めて利用する場合はクラウドソーシングサイトなどで評価を確かめてから依頼することで失敗を減らすことができるでしょう。
業務管理の難しさ
- 業務の進捗管理: 個人の場合、業務進捗を正確に把握し、適切に管理することが求められます。いつどの業務を何時間行っているかなどを確認できる管理表を作成しておくと良いでしょう。
- モチベーションの維持: 企業の場合は心配ありませんが、個人の場合、モチベーションを維持し、長期的なパフォーマンスを確保するためのコミュニケーションが大切になってきます。
直接雇用との違いは？
オンライン事務やオンライン秘書などのサービスと直接雇用にはいくつかの違いがあります。
雇用形態
- 直接雇用: 従業員を企業内で雇用し、フルタイムまたはパートタイムで勤務してもらいます。従業員には給与や福利厚生が提供されます。
- オンライン事務/秘書: 個人や外部のサービスに業務を委託する形態です。企業でない場合、雇用契約ではなく、業務委託契約となることが一般的なため、社会保険や福利厚生は不要になります。
コスト構造
- 直接雇用: 出勤してもらう必要があるため、給与、社会保険、福利厚生、オフィス設備などの固定費が発生します。
- オンライン事務/秘書: 必要な業務に応じた報酬が発生するため、変動費となります。固定費が抑えられる一方、サービス利用量が多くなると費用がかさんでしまうこともあります。
業務管理
- 直接雇用: 企業内での業務管理が容易であり、直接指示や管理が行いやすいです。
- オンライン事務/秘書: リモートでの業務管理が必須となるため、適切なコミュニケーションツールや管理方法でないと、うまく依頼できないということになってしまうこともあります。
フレキシビリティ
- 直接雇用: フルタイム従業員の場合、柔軟な働き方が制限されることがあります。
- オンライン事務/秘書: 業務量やスケジュールに応じて柔軟にサービスを利用できるため、変動するニーズに対応しやすいです。
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いかがでしたか？
今回はオンライン事務とオンライン秘書の違いなどを解説しましたが、実際はあまり区別して使用されていません。
私も事務代行と言っていますが、秘書業務やグラフィックデザイン制作、SEOやMEOも得意としています。
このような作業でコア業務がうまく進まないというご状況でお困りの方はぜひご相談ください。
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